Aviso de Privacidad Integral

1. Datos personales que podrán recabarse

Para cumplir con las finalidades descritas en este Aviso de Privacidad, M&F podrá recabar las siguientes categorías de datos personales:

A. Datos de identificación

• Nombre completo.
• Firma autógrafa o electrónica.
• Fecha y lugar de nacimiento, cuando resulte necesario.
• Nacionalidad.
• Clave Única de Registro de Población.
• Registro Federal de Contribuyentes.
• Número de identificación oficial.
• Imagen o copia de identificación oficial.
• Datos contenidos en poderes notariales o documentos corporativos.
• Información del representante legal, apoderado o persona autorizada.

B. Datos de contacto

• Domicilio particular, fiscal, comercial o para recibir notificaciones.
• Correo electrónico.
• Número telefónico.
• Número de teléfono celular.
• Información de contacto laboral.
• Datos de contacto proporcionados mediante WhatsApp u otras plataformas de comunicación.

C. Datos laborales y profesionales

• Cargo o puesto.
• Empresa para la que trabaja.
• Información profesional.
• Funciones y facultades dentro de la organización.
• Datos necesarios para validar una relación comercial.
• Referencias profesionales o comerciales.

D. Datos fiscales y de facturación

• Registro Federal de Contribuyentes.
• Constancia de situación fiscal.
• Régimen fiscal.
• Domicilio fiscal.
• Opinión de cumplimiento.
• Uso de CFDI.
• Datos para facturación.
• Facturas comerciales o de servicios.
• Complementos y comprobantes de pago.
• Información relacionada con impuestos, contribuciones y retenciones.

E. Datos financieros y patrimoniales

• Información bancaria.
• Número de cuenta.
• CLABE interbancaria.
• Institución bancaria.
• Estados de cuenta.
• Comprobantes de pago.
• Información sobre depósitos, anticipos, saldos y financiamientos.
• Estados financieros.
• Referencias crediticias.
• Información necesaria para evaluar solicitudes de crédito.
• Información sobre el valor de mercancías, embarques y operaciones comerciales.

Cuando resulte legalmente necesario, M&F solicitará el consentimiento expreso de la persona titular para el tratamiento de datos financieros o patrimoniales.

F. Información corporativa y comercial

M&F podrá solicitar y conservar documentos como:

• Acta constitutiva.
• Poderes notariales.
• Constancias de inscripción en registros públicos.
• Identificación oficial del representante legal.
• Constancia de situación fiscal.
• Comprobante de domicilio.
• Opinión de cumplimiento.
• Contratos.
• Órdenes de compra.
• Cotizaciones.
• Solicitudes de servicio.
• Estados financieros.
• Facturas comerciales o de servicios.
• Comprobantes de pago.
• Referencias comerciales.
• Información de clientes y proveedores.

Los datos correspondientes exclusivamente a personas morales no se consideran datos personales, salvo cuando permitan identificar directa o indirectamente a una persona física.

G. Información relacionada con operaciones de comercio exterior y logística

• Facturas comerciales.
• Listas de empaque.
• Pedimentos.
• Conocimientos de embarque.
• Guías aéreas.
• Cartas porte.
• Certificados de origen.
• Manifestaciones de valor.
• Documentos de transporte.
• Fotografías de mercancías.
• Reportes de previo.
• Permisos, avisos, autorizaciones y certificados.
• Fracciones arancelarias.
• Descripciones, fichas técnicas y composiciones de mercancías.
• Datos de importadores, exportadores, consignatarios y destinatarios.
• Datos de transportistas, operadores, agentes aduanales, almacenes, navieras y aerolíneas.
• Rutas, itinerarios, ubicaciones y seguimiento de embarques.
• Información sobre seguros, siniestros y reclamaciones.
• Información necesaria para cumplir regulaciones y restricciones no arancelarias.

H. Datos recabados por medios electrónicos

Cuando una persona visite el sitio de internet de M&F o utilice sus medios digitales, podrán obtenerse datos como:

• Dirección IP.
• Tipo de navegador.
• Tipo de dispositivo.
• Sistema operativo.
• Fecha y hora de acceso.
• Páginas consultadas.
• Información proporcionada mediante formularios.
• Datos contenidos en correos electrónicos, mensajes o archivos enviados.

2. Datos personales sensibles

Como regla general, M&F no solicita datos personales sensibles.

En caso de que, por la naturaleza de una operación, disposición legal, requerimiento de una autoridad o situación excepcional, resulte indispensable recabar datos considerados sensibles, M&F informará previamente a la persona titular y obtendrá su consentimiento expreso y por escrito, cuando así corresponda.

M&F limitará el tratamiento de estos datos al periodo mínimo indispensable y adoptará medidas especiales para proteger su confidencialidad.

3. Formas de obtención de los datos

Los datos personales podrán ser recabados:

• Directamente de la persona titular.
• Por medio de representantes legales, empleados o personas autorizadas.
• Mediante solicitudes de alta de clientes o proveedores.
• A través de contratos, cotizaciones, órdenes de compra y solicitudes de servicio.
• Por correo electrónico, teléfono, WhatsApp u otras plataformas de comunicación.
• Mediante el sitio de internet de M&F.
• A través de formularios físicos o electrónicos.
• Por conducto de agentes aduanales, agentes de carga, transportistas, navieras, aerolíneas, almacenes, recintos fiscalizados, aseguradoras o proveedores relacionados con una operación.
• Mediante fuentes de acceso público permitidas por la legislación.
• A través de autoridades competentes o terceros legalmente autorizados.

4. Finalidades primarias y necesarias

M&F tratará los datos personales para las siguientes finalidades necesarias para la relación jurídica, comercial u operativa:

• Identificar y registrar clientes, prospectos y proveedores.
• Validar la identidad y personalidad de representantes legales, apoderados y personas autorizadas.
• Integrar, administrar y actualizar expedientes de clientes y proveedores.
• Realizar procesos de conocimiento, identificación y debida diligencia de clientes y proveedores.
• Elaborar cotizaciones y propuestas comerciales.
• Atender solicitudes de información o de prestación de servicios.
• Celebrar, administrar y dar cumplimiento a contratos.
• Coordinar servicios de comercio exterior y logística.
• Gestionar servicios de importación y exportación.
• Coordinar despachos aduanales.
• Gestionar operaciones aéreas, marítimas, terrestres, ferroviarias y multimodales.
• Coordinar servicios de almacenaje, maniobras, consolidación, desconsolidación, distribución y entrega.
• Contratar y administrar seguros de mercancías.
• Gestionar servicios de inspección, verificación, certificación y cumplimiento normativo.
• Coordinar recolecciones y entregas de mercancías.
• Dar seguimiento a embarques y operaciones.
• Elaborar, revisar, transmitir y conservar documentos de comercio exterior.
• Gestionar permisos, avisos, autorizaciones, certificados y regulaciones aplicables.
• Compartir instrucciones operativas con agentes aduanales, transportistas, almacenes, navieras, aerolíneas y demás participantes.
• Realizar procesos de facturación, cobranza, pagos, anticipos, reembolsos y conciliaciones.
• Verificar depósitos y comprobantes de pago.
• Evaluar solicitudes de crédito o financiamiento.
• Validar información fiscal, financiera y comercial.
• Atender aclaraciones, reclamaciones, incidencias, siniestros y solicitudes.
• Prevenir fraudes, conflictos de interés, operaciones ilícitas o riesgos de seguridad.
• Cumplir obligaciones contractuales, fiscales, contables, administrativas, aduaneras y comerciales.
• Atender requerimientos de autoridades administrativas, fiscales, aduaneras o judiciales.
• Realizar auditorías internas o externas.
• Mantener controles administrativos, operativos y de seguridad.
• Defender los derechos e intereses de M&F en procedimientos administrativos, judiciales o extrajudiciales.
• Evaluar la calidad de los servicios prestados.
• Mantener comunicación durante y después de la operación para atender asuntos relacionados con los servicios contratados.

La negativa para proporcionar datos necesarios puede impedir que M&F preste, coordine, facture o concluya el servicio solicitado.

5. Finalidades secundarias

De manera adicional, M&F podrá utilizar los datos de contacto para:

• Enviar información sobre nuevos servicios.
• Comunicar promociones o campañas comerciales.
• Compartir información de interés relacionada con comercio exterior, logística y transporte.
• Realizar encuestas de satisfacción.
• Invitar a eventos, capacitaciones o actividades corporativas.
• Elaborar análisis comerciales y estadísticos.
• Mantener comunicación con clientes y prospectos.

Estas finalidades no son indispensables para la prestación de los servicios.

La persona titular podrá solicitar que sus datos no sean utilizados para finalidades secundarias mediante escrito presentado en el domicilio de M&F o mediante correo electrónico enviado a mfcustoms@mail.com.

La negativa para el uso de los datos en estas finalidades no será motivo para negar o terminar los servicios contratados.

6. Transferencias y comunicaciones de información

M&F podrá transferir o comunicar datos personales, dentro o fuera de México, cuando resulte necesario para prestar los servicios contratados o cumplir obligaciones legales.

La información podrá ser compartida con:

• Agentes y agencias aduanales.
• Agentes de carga y freight forwarders.
• Navieras.
• Aerolíneas.
• Transportistas.
• Empresas ferroviarias.
• Almacenes y recintos fiscalizados.
• Operadores portuarios o aeroportuarios.
• Consolidadoras y desconsolidadoras.
• Comercializadoras.
• Empresas aseguradoras.
• Ajustadores de seguros.
• Empresas de inspección, certificación y verificación.
• Unidades de inspección.
• Laboratorios.
• Proveedores de servicios tecnológicos.
• Proveedores de almacenamiento de información.
• Instituciones bancarias y financieras.
• Asesores legales, fiscales, contables y auditores.
• Clientes, proveedores, corresponsales o agentes que intervengan en la operación.
• Autoridades aduaneras, fiscales, administrativas, judiciales o de seguridad.

Los terceros receptores deberán utilizar la información exclusivamente para las finalidades relacionadas con la operación o relación jurídica correspondiente y asumir las obligaciones de confidencialidad y protección aplicables.

Las transferencias necesarias para cumplir una relación jurídica, ejecutar un contrato, atender una obligación legal, proteger un interés público o ejercer o defender un derecho podrán realizarse en los casos permitidos por la legislación.

Para las transferencias que requieran consentimiento, la persona titular podrá manifestar su aceptación o negativa mediante los formatos, contratos o mecanismos electrónicos que M&F ponga a su disposición.

7. Medidas de seguridad

M&F mantendrá medidas administrativas, técnicas y físicas razonables para proteger los datos personales contra:

• Daño.
• Pérdida.
• Alteración.
• Destrucción.
• Robo.
• Uso indebido.
• Acceso no autorizado.
• Divulgación no autorizada.
• Tratamiento distinto al informado.

El acceso a los datos se limitará al personal, proveedores y terceros que necesiten conocerlos para cumplir las finalidades autorizadas.

Cuando ocurra una vulneración de seguridad que afecte de manera significativa los derechos patrimoniales o morales de la persona titular, M&F realizará las notificaciones y acciones que correspondan conforme a la legislación aplicable.

8. Confidencialidad de la información

Toda la información proporcionada a M&F por sus clientes, proveedores o terceros, así como aquella generada durante la prestación de los servicios, será considerada confidencial cuando por su naturaleza, contenido o circunstancias de entrega deba mantenerse reservada.

De manera enunciativa y no limitativa, se considera información confidencial:

• Cotizaciones, tarifas, costos, precios de venta, márgenes y comisiones.
• Condiciones comerciales.
• Información bancaria, financiera, fiscal o contable.
• Estados financieros.
• Información sobre pagos, anticipos o financiamientos.
• Listados de clientes y proveedores.
• Datos de importadores y exportadores.
• Rutas, itinerarios y volúmenes de operación.
• Procesos logísticos y aduanales.
• Documentos de comercio exterior.
• Facturas, pedimentos, guías, conocimientos de embarque y listas de empaque.
• Contratos y órdenes de compra.
• Sistemas, plataformas, programas y contraseñas.
• Manuales, formatos y procedimientos internos.
• Bases de datos.
• Estrategias comerciales.
• Información técnica de mercancías o productos.
• Fotografías, diseños, planos, fichas técnicas y especificaciones.
• Proyectos, propuestas y planes de negocio.
• Información identificada expresamente como confidencial.

La información podrá constar en documentos físicos, correos electrónicos, sistemas, plataformas digitales, medios magnéticos, archivos electrónicos, fotografías, grabaciones o cualquier otro soporte.

No se considerará confidencial aquella información que:

• Sea de dominio público sin que exista incumplimiento de una obligación de confidencialidad.
• Haya sido obtenida legítimamente de un tercero sin deber de reserva.
• Haya sido desarrollada de manera independiente.
• Deba divulgarse por disposición legal u orden de autoridad competente.

9. Obligaciones de confidencialidad de proveedores y terceros

Los proveedores, prestadores de servicios, socios comerciales y su personal que tengan acceso a información de M&F deberán:

1. Utilizar la información exclusivamente para las actividades y servicios autorizados.
2. No revelar, divulgar, transmitir o entregar información a terceros sin autorización previa de M&F.
3. No reproducir documentos o archivos, salvo cuando sea indispensable para realizar la operación autorizada.
4. No utilizar la información para obtener beneficios personales o en favor de terceros.
5. Limitar el acceso únicamente al personal que requiera conocer la información.
6. Informar a su personal sobre las obligaciones de confidencialidad y protección de datos.
7. Adoptar medidas administrativas, técnicas y físicas razonables para proteger la información.
8. Notificar inmediatamente a M&F cualquier pérdida, acceso no autorizado, divulgación o incidente de seguridad.
9. Devolver, eliminar o destruir los documentos y archivos cuando M&F lo solicite o termine la relación comercial, salvo que deban conservarse por disposición legal.
10. No conservar copias de la información confidencial sin autorización o fundamento legal.
11. Mantener la confidencialidad aun después de que termine la relación comercial o contractual.
12. Abstenerse de utilizar nombres, logotipos, marcas, imágenes, datos de clientes o referencias comerciales de M&F sin autorización previa.

Estas obligaciones podrán incorporarse a contratos, órdenes de compra, solicitudes de alta, convenios de confidencialidad o condiciones de prestación de servicios.

10. Secretos industriales

La información comercial o industrial que proporcione a M&F una ventaja competitiva o económica y respecto de la cual se hayan adoptado medidas para mantenerla confidencial y restringir su acceso podrá ser considerada secreto industrial.

Toda persona que, con motivo de su trabajo, cargo, profesión, prestación de servicios o relación de negocios, tenga acceso a información identificada como confidencial o secreto industrial deberá abstenerse de divulgarla, utilizarla o permitir su apropiación sin autorización.

La revelación, utilización o apropiación indebida de secretos industriales podrá generar las responsabilidades que correspondan conforme a las disposiciones aplicables.

11. Derechos ARCO

La persona titular o su representante legal podrá ejercer en cualquier momento sus derechos de:

• Acceso: conocer qué datos personales posee M&F y las condiciones generales de su tratamiento.
• Rectificación: solicitar la corrección o actualización de datos inexactos, incompletos o desactualizados.
• Cancelación: solicitar la eliminación de los datos cuando legalmente proceda.
• Oposición: solicitar que cese el tratamiento de sus datos por una causa legítima.

También podrá solicitar la revocación de su consentimiento o la limitación del uso y divulgación de sus datos personales.

12. Procedimiento para ejercer derechos ARCO

La solicitud podrá presentarse por escrito en el domicilio de M&F:

Avenida 551, número 187, colonia San Juan de Aragón II Sección, Alcaldía Gustavo A. Madero, C.P. 07969, Ciudad de México.

También podrá enviarse al correo electrónico mfcustoms@mail.com.

La solicitud deberá dirigirse al Departamento de Protección de Datos Personales de M&F e incluir:

• Nombre completo de la persona titular.
• Domicilio, correo electrónico u otro medio para recibir notificaciones.
• Documentos que acrediten su identidad.
• En su caso, documentos que acrediten la personalidad e identidad de su representante.
• Descripción clara de los datos personales relacionados con la solicitud.
• Derecho ARCO que desea ejercer.
• Explicación de lo solicitado.
• Información o documentos que faciliten la localización de los datos.
• En solicitudes de rectificación, las modificaciones requeridas y los documentos que las sustenten.

M&F comunicará su determinación dentro de los plazos establecidos por la legislación aplicable.

En caso de resultar procedente, la solicitud será atendida dentro del periodo legal correspondiente.

El ejercicio de los derechos ARCO será gratuito, salvo los costos de reproducción, envío o certificación que resulten aplicables.

13. Revocación del consentimiento

La persona titular podrá revocar el consentimiento otorgado para el tratamiento de sus datos, siempre que la revocación no impida el cumplimiento de obligaciones contractuales, fiscales, administrativas, aduaneras o legales.

La solicitud de revocación deberá presentarse mediante el mismo procedimiento señalado para ejercer los derechos ARCO.

La revocación no tendrá efectos retroactivos y no procederá cuando M&F deba conservar o tratar la información para cumplir una obligación legal o ejercer o defender un derecho.

14. Limitación del uso y divulgación

La persona titular podrá solicitar que sus datos no sean utilizados para fines publicitarios, promocionales o de prospección comercial.

La solicitud podrá presentarse:

• Por escrito en el domicilio de M&F.
• Mediante correo electrónico enviado a mfcustoms@mail.com.
• Mediante respuesta al correo electrónico o mensaje comercial recibido.
• A través del mecanismo de cancelación o baja que, en su caso, se incluya en las comunicaciones.

M&F registrará la solicitud en sus controles internos para evitar el uso de los datos en las finalidades secundarias señaladas.

15. Uso de cookies y tecnologías de seguimiento

En caso de que el sitio de internet de M&F utilice cookies, archivos de registro, etiquetas, identificadores o tecnologías similares, estas podrán utilizarse para:

• Facilitar la navegación.
• Recordar preferencias.
• Analizar el funcionamiento del sitio.
• Conocer estadísticas de uso.
• Mejorar el contenido y los servicios.
• Identificar problemas técnicos o de seguridad.

La persona usuaria podrá deshabilitar o eliminar estas tecnologías mediante la configuración de su navegador.

La desactivación de determinadas cookies podría limitar algunas funciones del sitio.

16. Conservación de la información

M&F conservará los datos personales durante el tiempo necesario para:

• Cumplir las finalidades descritas.
• Mantener la relación contractual o comercial.
• Atender operaciones en proceso.
• Cumplir plazos fiscales, aduaneros, mercantiles, administrativos o legales.
• Atender auditorías, reclamaciones o procedimientos.
• Determinar posibles responsabilidades.
• Ejercer o defender derechos.

Una vez concluidos los plazos legales y contractuales, los datos serán eliminados, destruidos, anonimizados o sometidos al periodo de bloqueo que corresponda.

17. Modificaciones al Aviso de Privacidad

M&F podrá modificar o actualizar el presente Aviso de Privacidad como consecuencia de:

• Cambios legislativos o regulatorios.
• Nuevas disposiciones administrativas.
• Modificaciones a sus servicios.
• Cambios en sus políticas internas.
• Nuevos requerimientos de seguridad.
• Cambios en los datos tratados o en las finalidades del tratamiento.

Las modificaciones estarán disponibles en la sección “Aviso de Privacidad” de esta misma página de internet.

Cuando los cambios impliquen nuevas finalidades que requieran consentimiento, M&F solicitará la autorización correspondiente mediante los mecanismos que resulten aplicables.

18. Autoridad competente

Cuando la persona titular considere que su derecho a la protección de datos personales ha sido vulnerado, podrá acudir ante la autoridad competente en materia de protección de datos personales, conforme a la legislación vigente.

19. Consentimiento

Al proporcionar voluntariamente sus datos personales a través del sitio web, correo electrónico, formularios, plataformas de mensajería o cualquier otro medio utilizado por M&F, la persona titular reconoce que ha tenido acceso al presente Aviso de Privacidad y conoce las finalidades y condiciones aplicables al tratamiento de su información.

Cuando la legislación permita obtener el consentimiento de manera tácita, se entenderá que la persona titular consiente el tratamiento de sus datos si no manifiesta su oposición después de que el presente Aviso de Privacidad haya sido puesto a su disposición.

En los casos en que la legislación requiera consentimiento expreso, M&F lo solicitará mediante formularios, contratos, firmas autógravas o electrónicas, casillas de aceptación u otros mecanismos habilitados para tal efecto.

La persona titular podrá revocar su consentimiento o ejercer sus derechos en los términos y mediante los procedimientos señalados en el presente Aviso de Privacidad.